Microsoft 365 và Zoho Workplace chính là 2 bộ ứng dụng đám mây hiếm hoi cung cấp đủ nhu cầu toàn diện cho doanh nghiệp. Từ email, bộ công cụ cộng tác nhóm, tài nguyên lưu trữ đến khả năng xử lý lỗi, vấn đề bảo mật.
Microsoft 365 là gì?
Microsoft 365 là bộ giải pháp đám mây cho dân văn phòng nổi tiếng hiện nay. Đây cũng là giải pháp có hơn 1.2 tỷ người dùng toàn cầu. Các công cụ “nhẵn mặt” với người dùng là bộ Office, Outlook, OneDrive và Microsoft Teams (nhưng giàu tính năng hơn trong đám mây).
Cùng điểm qua một số điểm nổi bật của Microsoft 365:
- Microsoft Teams: Cho phép chia sẻ tệp, gọi thoại, tổ chức các cuộc họp trực tuyến,… nhanh chóng và liền mạch cho hàng nghìn người cùng lúc.
- Bộ nhớ OneDrive: Nhận 1TB bộ nhớ OneDrive được xây dựng trên đám mây, cho phép bạn truy cập tài liệu của mình bất cứ khi nào.
- Các ứng dụng Office mạnh mẽ: Có quyền truy cập vào các ứng dụng Office thông minh như Word, Excel và PowerPoint trong Microsoft 365.
- Outlook và Exchange: Nhận email thông minh và khả năng lên lịch trình đồng bộ với Outlook và Exchange.
Zoho Workplace là gì?
Zoho Workplace cũng được thiết kế như một hệ sinh thái đám mây hoàn chỉnh để hợp nhất các công cụ cần thiết nhằm đáp ứng nhu cầu số hóa không gian làm việc.
Các ứng dụng quan trọng của Workplace bao gồm email, quản lý tệp, bảng tính, chat, bản trình bày, mạng nội bộ, đào tạo trực tuyến, họp trực tuyến,…
- Các công cụ Office Productivity: Zoho cho phép bạn mang theo bộ ứng dụng văn phòng của mình đi bất cứ đâu – dù ở nhà hay khi đi du lịch. Bạn có thể truy cập và làm việc trên các tài liệu, bản trình bày và bảng tính khi đang di chuyển.
- Cộng tác nhóm: Với các công cụ như WorkDrive, ShowTime, Meeting, bạn có thể tổ chức các cuộc họp, hội nghị và hội thảo trên web. Các tệp và tài liệu có thể được lưu trữ trên đám mây để luôn truy cập dễ dàng ở mọi nơi.
- Giao tiếp hợp nhất: Zoho Workplace cung cấp một số công cụ giao tiếp kinh doanh như Mail, Cliq và Connect. Đặc biệt, ZohoMail không chỉ là một hộp thư đơn giản. Nó cho phép bạn gắn thẻ đồng nghiệp, bình luận trực tiếp bên dưới email để chia sẻ email với những người liên quan. Có các ứng dụng tích hợp sẵn cho Lịch, Ghi chú, Danh bạ và Dấu trang.
- Tính liên tục và tiện lợi: Zoho Workplace cũng được xây dựng dựa trên sức mạnh của AI nhằm tạo ra quy trình tự động hóa. Nó cho phép bạn làm được nhiều việc hơn với ít thời gian hơn. Được hỗ trợ bởi công nghệ đám mây nên Zoho Workplace cũng rất mạnh trong việc cung cấp các mô hình làm việc từ xa.
So sánh đặc điểm email doanh nghiệp
| Tính năng | Zoho Mail | Outlook và Exchange |
| Email doanh nghiệp | Email theo tên miền | Email theo tên miền |
| Bộ nhớ email | 5GB – 100GB (theo gói) | 30GB |
| Giới hạn kích thước tệp đính kèm | 250MB – 1GB (theo gói) | 150MB |
| Lưu trữ đám mây | WorkDrive 5 – 100GB (theo gói) | OneDrive 1TB |
| Chia sẻ thư mục | có | không |
| Chia sẻ email | có | có |
| Thu hồi email | có | có |
| App trên điện thoại và máy tính | Có trong mọi gói | Có (trừ gói Basic ko có ứng dụng cho máy tính) |
So sánh giá
Cả Zoho Workplace và Microsoft 365 đều được cung cấp dưới dạng SaaS có nhiều tùy chọn gói với giá khác nhau, phù hợp với từng nhu cầu và quy mô doanh nghiệp, cụ thể:
Zoho Workplace cho mọi cấp độ doanh nghiệp với:
- Zoho Mail Lite: 360.000 VND/user/năm
- Zoho Mail Premium: 1.296.000 VND/user/năm
- Zoho Workplace Standard: 960.000 VND/user/năm
- Zoho Workplace Professional: 1.800.000 VND/user/năm
(Giá theo giá thị trường Việt Nam)
Microsoft 365 cung cấp các gói Business cho doanh nghiệp dưới 300 người dùng:
- Microsoft 365 Business Basic: 786.000 VND/user/năm
- Microsoft 365 Business Standard: 3.142.000 VND/user/năm
- Microsoft 365 Business Premium: 6.284.000 VND/user/năm
- Microsoft 365 Apps for Business: 2.600.000 VND/user/năm
(Giá theo giá thị trường Việt Nam)
Khả năng bảo mật
Bảo mật dữ liệu là ưu tiên hàng đầu của mọi giải pháp đám mây. Và có lẽ, không dịch vụ nào có thể làm tốt được điều này giống như các tập đoàn lớn là Microsoft, Goolge và Zoho.
Zoho Workplace và Microsoft 365 đều được hãng tích hợp hàng loạt các giải pháp bảo mật tuân thủ chính sách của ngành và luôn kèm cam kết. Dữ liệu của bạn thuộc về bạn, và an toàn với chính nhân viên hãng.
Xét trên góc độ người dùng, bạn sẽ sử dụng email không có quảng cáo và spam bởi bộ lọc và các tính năng chống spam, chống lại các mối đe dọa của Zoho Workplace và Microsoft 365 hoạt động rất tốt.
Với cấp độ quản trị viên, bạn có toàn quyền kiểm soát email đến và đi, người dùng nào được phép hoặc không được phép chia sẻ | nhắn tin | gửi tài liệu đến một đối tượng cụ thể. Ví dụ, bạn có quyền không cho người dùng bên trong tổ chức gửi mail đến các miền không thuộc tổ chức. Email chỉ được sử dụng trong nội bộ nhằm ngăn chặn rò rỉ dữ liệu.
Zoho Workplace và Microsoft 365 đều giúp bạn an tâm hơn khi sử dụng email đám mây của họ.
Xét trên góc độ pháp lý, với các gói cao cấp, Zoho Workplace và Microsoft 365 cung cấp tính năng eDiscovery và sao lưu dữ liệu nhằm phục vụ cho các vấn đề pháp lý, bằng chứng trước tòa nếu có tranh chấp xảy ra. Sao lưu dữ liệu nhằm giảm thiệt hại do thiên tai như lũ lụt, hỏa hoạn hoặc do con người. Dữ liệu của bạn được sao lưu an toàn trên đám mây, có thể sử dụng trên bất kỳ thiết bị nào. Tuy nhiên, các tính năng này chỉ có sẵn trên các gói cao cấp.
Công cụ cộng tác nhóm
| Tính năng | Microsoft 365 | Zoho Workplace |
| Lưu trữ đám mây | OneDrive | WorkDrive |
| Bảng tính | Microsoft Excel | Zoho Sheet |
| Bảng trình bày | Microsoft PowerPoint | Zoho Show |
| Bảng tài liệu | Microsoft Word | Zoho Writer |
| Hội nghị truyền hình | Microsoft Teams | Zoho Meeting |
| Mạng nội bộ nhóm | Microsoft SharePoint | Zoho Connect |
| Lịch tích hợp | Lịch dùng chung với Outlook | Zoho Calendar |
| Các công cụ khác cho sale và marketing có sẵn | Planner, Yammer, List, Bookings, Form | Zoho Cliq, Zoho Showtime |
Khi nào nên sử dụng Zoho Workplace?
Zoho Workplace phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tài chính có hạn. Đặc biệt Zoho cũng có giải pháp Zoho Mail dành riêng cho cá nhân và tổ chức chỉ cần sử dụng email. Zoho Workplace cũng phù hợp với các startup và các tổ chức ít tiếp xúc công nghệ vì Zoho rất dễ để sử dụng.
Khi nào nên sử dụng Microsoft 365?
Microsoft 365 phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, đặc biệt là các tổ chức từ vài trăm người. Tuy nhiên Microsoft 365 đòi hỏi bạn cần có nhân viên IT để có thể hỗ trợ sử dụng, tùy chỉnh chính sách người dùng và quản lý tốt hơn. Trong trường hợp này thì chỉ có các doanh nghiệp lớn mới có thể đầu tư đội IT. Ngoài ra, ngoài các công cụ quen thuộc như bộ Office, Outlook, OneDrive, các công cụ như Teams, SharePoint, Planner cần được đào tạo để bạn khai thác hiệu quả các tính năng của chúng.
Tổng hợp
0 Lời bình