Điều gì sẽ diễn ra khi tài khoản Office 365 của bạn hết hạn luôn là thắc mắc của rất nhiều người dùng. Với bài viết này, bạn sẽ hiểu rõ hơn về tài khoản Office 365. Cũng như biết cách để bảo vệ dữ liệu trước khi bị Microsoft xóa hoàn toàn.

Office 365 là một gói đăng ký, chúng không tự động dừng khi bạn vô tình quên gia hạn. Tuy nhiên chúng cũng không tồn tại vĩnh viễn. Bạn sẽ có 4 tháng để gia hạn mà không mất dữ liệu. Sau 4 tháng, dữ liệu của bạn sẽ bị xóa hoàn toàn. Quá trình diễn ra cụ thể như sau.

Giai đoạn 1: Thời gian từ 1 – 30 ngày sau khi Office 365 hết hạn

Bạn sẽ có 1 tháng miễn phí truy cập đầy đủ cách dịch vụ cho dù đã hết hạn. Ngoài ra, không có dữ liệu nào bị xóa khỏi máy chủ Microsoft. Ví dụ như e-mail hoặc tệp trên OneDrive, và các ứng dụng mới vẫn có thể được cài đặt.

Nếu là quản trị viên, bạn vẫn có thể sử dụng tất cả các chức năng của trung tâm quản trị. Bao gồm cấp phép cho nhân viên mới hoặc nhân viên hiện có. Nếu tổ chức đã quyết định ngừng sử dụng Office 365, tất cả dữ liệu có thể được sao lưu. Quản trị viên toàn cầu hoặc quản trị viên thanh toán có thể gia hạn đăng ký trong khoảng thời gian 30 ngày này.

Giai đoạn 2: Thời gian từ 31 – 120 ngày sau khi hết hạn Office 365

Trong hai đến bốn tháng, đăng ký ở chế độ “Đã tắt”; bước thứ hai trong quy trình. Trong thời gian này, chỉ quản trị viên mới có quyền truy cập. Họ vẫn có thể sử dụng trung tâm quản trị để mọi người trong bộ phận CNTT có thể âm thầm sao lưu tất cả dữ liệu. Giấy phép mới không thể được gán cho người dùng trong 90 ngày này.

Người dùng bình thường không còn có thể sử dụng tài khoản Office 365 và các dịch vụ nữa. Các ứng dụng được cài đặt trên PC sẽ được đặt trong tình trạng ‘giảm chức năng’. Điều này có nghĩa là hầu hết các tính năng và công cụ không còn khả dụng. Ví dụ, các tệp có thể được mở, xem và in, nhưng không thể chỉnh sửa hoặc lưu chúng được nữa. Có thể các ứng dụng không khởi động khi bạn cố gắng mở chúng từ màn hình nền, nhưng khi phải mở một tài liệu cụ thể, các ứng dụng vẫn hoạt động. Trong khoảng thời gian này, quản trị viên vẫn có thể gia hạn đăng ký.

Giai đoạn 3: Hơn 121 ngày sau khi hết hạn bản quyền Office

Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình: ‘Hủy cấp phép’. Khi này các giấy phép của bạn sẽ chính thức bị hủy. Kể từ bây giờ, quản trị viên sẽ không thể sử dụng các dịch vụ và ứng dụng Office 365 nữa. Có nghĩa là không thể thực hiện sao lưu nữa. Kể từ ngày thứ 121 trở đi, Microsoft sẽ bắt đầu xóa tất cả dữ liệu khỏi tổ chức. Trong ‘thời gian hợp lý’, tất cả dữ liệu sẽ bị xóa khỏi máy chủ. Nếu cần đảm bảo rằng dữ liệu được xóa nhanh chóng, bạn có thể yêu cầu hủy đăng ký nhanh. Thao tác này sẽ xóa tất cả dữ liệu khỏi máy chủ trong vòng 3 ngày.

Trong trường hợp này, quản trị viên không thể khôi phục đăng ký và quyền truy cập vào dữ liệu trên đám mây và các ứng dụng Office đã hết hạn nữa. Nếu một tổ chức muốn sử dụng lại Office 365, tổ chức đó sẽ cần phải mua một gói đăng ký mới hoặc mua các giấy phép vĩnh viễn, độc lập.

Tạm kết

Thông qua bài viết, chúng ta đã hiểu thêm về quá trình ngưng giấy phép của Microsoft đối với tài khoản Office 365. Và đây là quy trình chung. Vì thế khi mua các tài khoản OneDrive 5TB giá rẻ, bạn hoàn toàn có thể yên tâm rằng dữ liệu sẽ được an toàn. Khi được người bán thông báo, bạn hoàn toàn có thể kịp sao lưu dữ liệu của mình về trong 121 ngày theo quy định.